🤖 KI im Unternehmen sicher und sinnvoll nutzen

Künstliche Intelligenz verändert die Arbeitswelt. Sie kann Informationen zusammenfassen, Texte vorbereiten, Daten analysieren, Kundenanfragen strukturieren und wiederkehrende Aufgaben beschleunigen. Dadurch entstehen neue Möglichkeiten, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und Mitarbeiter im Alltag zu entlasten.

Der Einsatz von KI bringt jedoch auch neue Fragen mit sich. Welche Informationen dürfen in ein KI-System eingegeben werden? Wie zuverlässig sind die generierten Antworten? Wer trägt die Verantwortung für Entscheidungen, die mithilfe einer KI vorbereitet wurden? Damit Unternehmen von den Vorteilen profitieren können, braucht es klare Regeln, technische Schutzmaßnahmen und einen verantwortungsvollen Umgang mit den Ergebnissen.

Was bedeutet künstliche Intelligenz im Unternehmensalltag?

Im Unternehmenskontext bezeichnet künstliche Intelligenz unterschiedliche Systeme, die Inhalte analysieren, Muster erkennen oder neue Inhalte erzeugen können. Dazu gehören beispielsweise Chatbots, Übersetzungsdienste, Analysewerkzeuge, Bilderkennungssysteme und sogenannte generative KI-Anwendungen.

Generative KI kann unter anderem Texte, Tabellen, Bilder, Präsentationen oder Programmcode erstellen. Die Systeme erzeugen ihre Ergebnisse auf Grundlage statistischer Wahrscheinlichkeiten. Sie verstehen Inhalte nicht auf dieselbe Weise wie ein Mensch und verfügen nicht automatisch über aktuelles oder vollständiges Wissen.

Ein überzeugend formulierter Text ist deshalb nicht zwangsläufig sachlich richtig. KI-generierte Inhalte müssen grundsätzlich geprüft werden, bevor sie weiterverwendet oder veröffentlicht werden.

Mögliche Einsatzbereiche von KI

KI kann in vielen Unternehmensbereichen unterstützend eingesetzt werden. Besonders sinnvoll ist ihr Einsatz bei Aufgaben, bei denen Informationen vorbereitet, strukturiert oder zusammengefasst werden müssen.

• Erstellung erster Textentwürfe für E-Mails, Dokumentationen oder Präsentationen
• Zusammenfassung längerer Texte und Besprechungsnotizen
• Übersetzung und sprachliche Überarbeitung von Inhalten
• Unterstützung bei Recherche und Ideenfindung
• Analyse größerer Datenmengen
• Vorbereitung von Kundenantworten
• Erstellung von Checklisten und Prozessbeschreibungen
• Unterstützung bei Programmierung und Fehlersuche
• Automatisierung wiederkehrender Verwaltungsaufgaben

KI sollte dabei vor allem als Assistenzsystem verstanden werden. Sie kann Arbeit vorbereiten und beschleunigen, ersetzt jedoch nicht die fachliche Bewertung durch einen verantwortlichen Mitarbeiter.

Vertrauliche Daten schützen

Eine der wichtigsten Regeln beim Einsatz von KI betrifft den Schutz sensibler Informationen. Daten, die in ein externes KI-System eingegeben werden, können je nach Anbieter und Konfiguration verarbeitet, gespeichert oder zur Verbesserung des Systems verwendet werden.

Ohne ausdrückliche Freigabe sollten daher keine vertraulichen oder personenbezogenen Informationen in öffentlich zugängliche KI-Dienste eingegeben werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• personenbezogene Daten von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern
• Passwörter und Zugangsdaten
• interne Finanzdaten
• Verträge und vertrauliche Vereinbarungen
• Gesundheitsdaten
• nicht veröffentlichte Produktinformationen
• Quellcode mit sicherheitsrelevanten Bestandteilen
• interne Strategien und Geschäftsgeheimnisse

Wenn Inhalte mithilfe einer KI bearbeitet werden sollen, sollten sensible Angaben vorher entfernt oder anonymisiert werden. Namen können beispielsweise durch neutrale Platzhalter ersetzt werden. Auch anonymisierte Inhalte dürfen jedoch nur verwendet werden, wenn dadurch keine Rückschlüsse auf einzelne Personen oder vertrauliche Vorgänge möglich sind.

Nur freigegebene KI-Systeme verwenden

Unternehmen sollten festlegen, welche KI-Anwendungen für dienstliche Aufgaben genutzt werden dürfen. Dabei müssen unter anderem Datenschutz, Datenspeicherung, Zugriffsrechte, Vertragsbedingungen und technische Sicherheitsmaßnahmen geprüft werden.

Ein kostenfreier Onlinedienst kann für private Tests geeignet sein, erfüllt aber möglicherweise nicht die Anforderungen eines Unternehmens. Für den geschäftlichen Einsatz können spezielle Unternehmensversionen oder intern betriebene KI-Lösungen erforderlich sein.

Durch eine zentrale Freigabe wird verhindert, dass Mitarbeiter eigenständig Anwendungen verwenden, bei denen unklar ist, wie Daten verarbeitet werden. Gleichzeitig erhalten alle Beteiligten eine verlässliche Orientierung.

Ergebnisse immer fachlich prüfen

KI-Systeme können falsche, unvollständige oder erfundene Informationen erzeugen. Dieses Verhalten wird häufig als Halluzination bezeichnet. Das Ergebnis kann sprachlich überzeugend wirken, obwohl Quellen, Zahlen oder Aussagen nicht korrekt sind.

Vor der Nutzung eines KI-Ergebnisses sollten deshalb mehrere Punkte geprüft werden:

• Sind die Aussagen fachlich korrekt?
• Sind genannte Zahlen und Quellen nachvollziehbar?
• Sind alle Informationen noch aktuell?
• Fehlen wichtige Zusammenhänge oder Einschränkungen?
• Enthält der Text unangemessene oder diskriminierende Formulierungen?
• Passt das Ergebnis zu den internen Richtlinien?
• Werden Urheberrechte oder andere Schutzrechte berührt?

Je größer die möglichen Folgen eines Fehlers sind, desto sorgfältiger muss die Prüfung erfolgen. Bei rechtlichen, medizinischen, finanziellen oder sicherheitsrelevanten Themen darf ein KI-Ergebnis niemals ungeprüft übernommen werden.

Die Verantwortung bleibt beim Menschen

Auch wenn eine KI einen Inhalt erstellt oder eine Empfehlung ausspricht, bleibt die Verantwortung bei der Person beziehungsweise dem Unternehmen, das dieses Ergebnis verwendet.

Eine KI sollte daher keine wichtigen Entscheidungen vollständig selbstständig treffen. Dies gilt insbesondere bei Personalentscheidungen, Vertragsfragen, Kreditentscheidungen, Sicherheitsmaßnahmen oder Bewertungen von Personen.

Der verantwortliche Mitarbeiter muss nachvollziehen können, auf welcher Grundlage eine Entscheidung getroffen wurde. KI kann bei der Vorbereitung helfen, sollte aber nicht die menschliche Kontrolle ersetzen.

Urheberrecht und Nutzungsrechte beachten

Bei KI-generierten Texten, Bildern, Musikstücken oder Programmcode können rechtliche Fragen entstehen. Es ist nicht immer eindeutig, ob ein Ergebnis geschützte Inhalte anderer Personen nachbildet oder ob es uneingeschränkt verwendet werden darf.

Vor einer Veröffentlichung oder kommerziellen Nutzung sollte deshalb geprüft werden:

• Welche Nutzungsbedingungen gelten für das verwendete KI-System?
• Darf das Ergebnis kommerziell verwendet werden?
• Ähnelt das Ergebnis einem bekannten Werk, Logo oder geschützten Design?
• Wurden geschützte Texte oder Bilder als Eingabe verwendet?
• Müssen Quellen oder Mitwirkende genannt werden?

Bei wichtigen Veröffentlichungen, Werbematerialien oder Produkten empfiehlt sich eine zusätzliche rechtliche Prüfung.

Transparenz schafft Vertrauen

In bestimmten Situationen sollte offengelegt werden, dass KI bei der Erstellung eines Inhalts eingesetzt wurde. Dies ist besonders relevant, wenn Kunden, Bewerber oder Geschäftspartner davon ausgehen könnten, direkt mit einem Menschen zu kommunizieren.

Ein KI-gestützter Chatbot sollte beispielsweise klar als solcher erkennbar sein. Nutzer sollten außerdem wissen, wie sie bei Bedarf einen menschlichen Ansprechpartner erreichen können.

Auch intern kann es sinnvoll sein, KI-generierte Inhalte zu kennzeichnen. So bleibt nachvollziehbar, welche Inhalte besonders sorgfältig geprüft werden müssen.

Klare Regeln für den Einsatz definieren

Eine unternehmensweite KI-Richtlinie schafft Sicherheit und verhindert unterschiedliche Vorgehensweisen. Die Regeln sollten verständlich formuliert und leicht zugänglich sein.

Eine solche Richtlinie kann unter anderem folgende Punkte enthalten:

• Liste der erlaubten KI-Anwendungen
• zulässige und unzulässige Einsatzbereiche
• Regeln für personenbezogene und vertrauliche Daten
• Vorgaben zur Prüfung von Ergebnissen
• Verantwortlichkeiten und Freigabeprozesse
• Regeln zur Kennzeichnung KI-generierter Inhalte
• Vorgaben zu Urheberrecht und Quellenprüfung
• Ansprechpartner bei Fragen oder Sicherheitsvorfällen

Die Richtlinie sollte regelmäßig überprüft werden. KI-Systeme, gesetzliche Anforderungen und technische Möglichkeiten entwickeln sich schnell weiter.

Mitarbeiter schulen und sensibilisieren

Technische Schutzmaßnahmen allein reichen nicht aus. Mitarbeiter müssen verstehen, wie KI-Systeme funktionieren, welche Risiken bestehen und wie Ergebnisse bewertet werden können.

Eine Schulung sollte nicht nur Verbote vermitteln. Sie sollte auch zeigen, wie KI sinnvoll und effizient eingesetzt werden kann. Praktische Beispiele aus dem eigenen Arbeitsalltag helfen dabei, einen sicheren Umgang zu entwickeln.

Wichtige Schulungsinhalte sind beispielsweise:

• Grundlagen generativer KI
• Datenschutz und Vertraulichkeit
• Erkennen fehlerhafter KI-Ausgaben
• Formulierung geeigneter Eingaben
• Überprüfung von Quellen und Fakten
• Umgang mit Urheberrechten
• Meldung möglicher Sicherheitsvorfälle

Gute Eingaben führen zu besseren Ergebnissen

Die Qualität einer KI-Antwort hängt stark von der Aufgabenbeschreibung ab. Eine gute Eingabe beschreibt möglichst eindeutig, welches Ergebnis erwartet wird.

Dabei helfen folgende Angaben:

• Ziel der Aufgabe
• gewünschte Zielgruppe
• benötigtes Format
• gewünschter Umfang
• relevante Hintergrundinformationen
• sprachlicher Stil
• klare Einschränkungen

Statt einer allgemeinen Aufforderung wie „Schreibe einen Text über IT-Sicherheit“ ist eine genauere Aufgabenbeschreibung hilfreicher:

Erstelle einen verständlichen Einführungstext über sichere Passwörter für neue Mitarbeiter. Der Text soll ungefähr 300 Wörter lang sein, kurze Absätze enthalten und auf technische Fachbegriffe verzichten.

Auch bei einer präzisen Eingabe bleibt eine abschließende Prüfung erforderlich.

KI schrittweise im Unternehmen einführen

Eine erfolgreiche Einführung beginnt häufig mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall. Dafür eignen sich Aufgaben, die wenig Risiko enthalten und deren Ergebnisse einfach kontrolliert werden können.

Ein möglicher Ablauf besteht aus folgenden Schritten:

1. Geeigneten Anwendungsfall auswählen
2. Ziele und erwarteten Nutzen festlegen
3. Datenschutz und Sicherheitsanforderungen prüfen
4. Passendes KI-System auswählen
5. Verantwortlichkeiten definieren
6. Testphase mit einer kleinen Nutzergruppe durchführen
7. Ergebnisse und Risiken auswerten
8. Regeln und Prozesse anpassen
9. Nutzung kontrolliert ausweiten

Dadurch lassen sich Erfahrungen sammeln, ohne sofort große Teile des Unternehmens umzustellen.

Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

Neben einer Richtlinie sollten Unternehmen auch technische Maßnahmen einsetzen. Dazu können Zugriffsrechte, Protokollierung, Verschlüsselung und zentrale Benutzerkonten gehören.

Abhängig vom Einsatzbereich sind beispielsweise folgende Maßnahmen sinnvoll:

• Anmeldung über zentrale Unternehmenskonten
• Mehrfaktor-Authentifizierung
• Beschränkung auf berechtigte Nutzergruppen
• Deaktivierung der Nutzung von Eingaben zu Trainingszwecken
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Aktivitäten
• regelmäßige Überprüfung von Berechtigungen
• Verträge zur Auftragsverarbeitung
• Lösch- und Aufbewahrungskonzepte
• Trennung von Test- und Produktivumgebungen

Welche Maßnahmen notwendig sind, hängt von der Art der verarbeiteten Daten und dem möglichen Schadensausmaß ab.

Typische Fehler beim Einsatz von KI

Viele Risiken entstehen nicht durch die Technologie selbst, sondern durch eine unkritische oder unkontrollierte Nutzung.

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• Vertrauliche Daten werden in öffentliche Systeme eingegeben.
• KI-Antworten werden ungeprüft übernommen.
• Mitarbeiter nutzen nicht freigegebene Anwendungen.
• Quellen und Zahlen werden nicht kontrolliert.
• KI-generierte Inhalte werden ohne rechtliche Prüfung veröffentlicht.
• Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig festgelegt.
• Automatisierte Entscheidungen können nicht nachvollzogen werden.
• Es existiert kein Prozess für Sicherheitsvorfälle.

Klare Regeln und regelmäßige Schulungen können diese Fehler deutlich reduzieren.

Was tun bei einem möglichen Sicherheitsvorfall?

Wurden versehentlich vertrauliche Daten in ein nicht freigegebenes KI-System eingegeben, sollte der Vorfall nicht verschwiegen werden. Je früher die zuständige Stelle informiert wird, desto schneller können mögliche Folgen bewertet und begrenzt werden.

Betroffene Mitarbeiter sollten den internen Ansprechpartner, die IT-Abteilung oder den Datenschutzbeauftragten informieren. Dabei sind insbesondere folgende Angaben hilfreich:

• Welches KI-System wurde verwendet?
• Welche Informationen wurden eingegeben?
• Wann ist der Vorfall passiert?
• Welches Benutzerkonto wurde genutzt?
• Wurde der Inhalt gespeichert oder weitergegeben?

Unternehmen sollten hierfür einen klaren Meldeprozess bereitstellen.

Checkliste für den sicheren KI-Einsatz

Vor der Nutzung einer KI-Anwendung sollten Mitarbeiter kurz prüfen:

• Ist die Anwendung für den geschäftlichen Einsatz freigegeben?
• Enthält meine Eingabe personenbezogene oder vertrauliche Daten?
• Kann ich die Informationen anonymisieren?
• Bin ich in der Lage, das Ergebnis fachlich zu prüfen?
• Kann ein Fehler rechtliche, finanzielle oder sicherheitsrelevante Folgen haben?
• Sind Urheberrechte und Nutzungsbedingungen geklärt?
• Muss die Verwendung von KI kenntlich gemacht werden?
• Bleibt die endgültige Entscheidung bei einem verantwortlichen Menschen?

Fazit

Künstliche Intelligenz kann Unternehmen dabei unterstützen, Prozesse zu beschleunigen, Wissen besser nutzbar zu machen und Mitarbeiter von wiederkehrenden Aufgaben zu entlasten. Der größte Nutzen entsteht jedoch nur dann, wenn der Einsatz kontrolliert und verantwortungsvoll erfolgt.

Entscheidend sind freigegebene Systeme, der Schutz vertraulicher Daten, eine konsequente Prüfung der Ergebnisse und klar definierte Verantwortlichkeiten. KI sollte den Menschen unterstützen, aber nicht die fachliche Kontrolle oder die Verantwortung übernehmen.

Mit verständlichen Richtlinien, geeigneten Sicherheitsmaßnahmen und regelmäßigen Schulungen kann KI zu einem wertvollen Werkzeug im Unternehmensalltag werden.